Администратор медицинского центра

Прием и распределение входящих звонков, работа с мини-АТС,ведение телефонных переговоров.Осуществление контрольно-пропускного режима Бизнес-центра, оформление и выдача электронных карт доступа. Оформление электронных карт для новых арендаторов, замена карт, блокировка. Прием и распределение заказной почты ,поступающей в адрес УК и для всех Арендаторов.Регистрация и организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией (учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение) .Прием от арендаторов Бизнес-центра вопросов, заявок(контроль их исполнения), претензий, пожеланий, разрешение спорных вопросов. Согласование заявок на внос,вынос мебели, оборудования .Участие в контроле вьезда, выезда арендаторов и гостей БЦ на территорию, погрузо-разгрузочных работ . Владение информацией о наличии свободных парковочных мест. Ведение и своевременное обновление электронного реестра Парковочных мест,сдающихся в аренду.
Контроль работы службы клининга.
Контроль чистоты и порядка входной группы и холла Бизнес-центра. Консультирование и Владение информацией по свободным площадям , ставкам, условиям заключения договоров, консультирование в пределах своей компетенции.Показ свободных помещений потенциально будущим арендаторам.Передача арендаторам Бизнес-центра документации: договоров, соглашений, счетов, счетов-фактур, уведомлений, актов. Ведение реестра выдаваемой документации. Контроль возврата экземпляров управляющей компании. Ведение реестров Договоров аренды. Ведение и своевременное обновление электронного реестра арендаторов и субарендаторов.
Ежемесячное ведение и составление Реестров по оказанным услугам по заявкам арендаторов и передача сведений в бухгалтерию для выставления счетов.Ежемесячное ведение Мониторинга рынка коммерческой недвижимости. Выполнение иных распоряжений Управляющего Бизнес-центра и генерального директора.

Обслуживание физических лиц, определение подлинности и платежеспособности валют. Осуществление валютно-обменных операций, покупка / продажа валюты ( $, EUR, UAH, GBP, CHF) расчет с клиентами, ведение кассовой дисциплины. Учет и контроль движения денежной наличности. Сверка денежных остатков по кассе, Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств. Составление ежедневной отчетности по обороту денежных средств.

Прием и распределение звонков, организация рабочего дня руководителя. Ведение делопроизводства: регистрация входящих и исходящих документов; своевременная обработка корреспонденции, ее доставка по назначению; оперативное размножение документов, используемых в деятельности Министерства; работа с электронной почтой; прием, передача и учет телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководителя и отправляемых от его имени; формирование номенклатуры дел и их хранение; контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю, контроль за сроками исполнения документов. Регистрация и учет приказов по основной деятельности, распоряжений, донесение их до исполнителей. Работа в системе электронного документооборота и делопроизводства Lotus Notes.

Прием и распределение звонков, ведение делопроизводства организации, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение контрольно-регистрационной картотеки, оформление пропусков, регистрация и учет приказов по основной деятельности и распоряжений, донесение их до исполнителей, осуществление контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя работникам предприятия, взятых на контроль, отправка писем по почте, по электронной почте, пользование средствами оргтехники, приемно-переговорным устройством, факсом, ксероксом, сканером, обеспечение организации необходимыми канцелярскими принадлежностями, заказ воды.
Ведение кадрового делопроизводства : прием, увольнение, оформление командировочных удостоверений, больничных, отпусков, ведение табеля учета рабочего времени, ведение и учет трудовых книжек - структурного подразделения - администрации