Менеджер по работе с клиентами

- Подготовка подтвержденных групп и мероприятий к заезду и реализации на площадке. Основной сегмент: корпоративные и туристические группы, посольские делегации, официальные визиты первых лиц государств, ознакомительные туры для агентств, визиты артистов и спортивных команд;
- Проведение встреч на площадке и сопровождение заказчика на всех этапах подготовки и до момента закрытия группы/мероприятия;
- Продажа дополнительных услуг сверх договора – номера более высокой категории, дополнительный кейтеринг, услуги по обеспечению интернет-подключения, цветочное оформление;
- Согласование финальных деталей по таймингу, кейтерингу и техническому оборудованию мероприятий, оформление площадки;
- Согласование организационных вопросов по заезду групп в отель – время заезда, поднос багажа, вип-гости, разнос подарков, организация завтраков, встреча гостей и др;
- Подготовка необходимых внутренних документов и отчетов для обеспечения эффективной и оперативной работы между операционными отделами – rooming list, banqueting event order, group resume;
- Сверка и закрытие группы / мероприятия, подготовка счетов, закрывающих документов, выплата комиссии;
- Обеспечение профессионального, уникального и персонализированного сервиса – воплощение историй успеха, создание клиентов на всю жизнь.

- Working with confirmed and signed groups and events, main segment – corporate and incentive groups, embassy visits, official delegations, familiarisation trips, celebrity groups
- Meeting with clients on site, customer support throughout all stages until group or event is financially closed
- Upselling additional services – higher category rooms, catering, internet equipment, flowers arrangements
- Finalising event details – timing, catering, AV equipment, conference hall set up
- Finalising group details – arrival/departure time, porterage, VIP guests, amenities, room inspections, meeting guests on arrival (sabrage, bread and salt ceremony, etc), organising take away breakfasts
- Preparing internal documents and reports to ensure smooth and efficient work between operational departments – rooming list, banqueting event order, group resume
- Checking and closing master accounts, preparing invoices, commission and closing documents
- Ensuring professional, unique and personalised service – implementing “wow stories”, creating customers for life

- Обработка заявок по бронированию мероприятий по телефону или электронной почте;
- Подготовка предложений и предварительных расчетов для корпоративных мероприятий с проживанием и без на два отеля;
- Согласование деталей по таймингу, кейтерингу и техническому оборудованию;
- Подготовка договоров, плана мероприятия, счетов;
- Подпись документов, правка и перевод договоров при необходимости;
- Проведение встреч с потенциальными клиентами, инспекция по отелям;
- Холодные звонки (поиск новых клиентов), обзвон компаний по существующей базе.

- Responding to all customer requests via phone, email or in person
- Responsible for preparing offers and estimated calculations for corporate events with or without accommodation
- Finalising details related to event timing, catering and technical equipment
- Preparing and signing contracts, event banqueting orders and invoices
- Signing documents, amending and translating contracts if needed
- Meeting with potential clients and hosting site inspections for both hotels
- Called phone calls – looking for new clients; working with existing data base

- Обработка заявок по бронированию номеров по телефону или электронной почте;
- Обработка он-лайн заявок от различных туристических агентств или cистем интернет-бронирования, например, Booking.com, Academservice, Svoy Tour and Travel, Hotelbook service, Miki Travel;
- Подготовка документов для визовой поддержки;
- Обеспечение профессионального, эффективного и гибкого сервиса;
- Отличное знание услуг, представленных в отеле; активная продажа номеров более высоких категорий.

- Rooms reservation via email or phone, group reservations, working with a big load of requests, multitasking
- Working with different wholesalers, for example, Booking.com, Academservice, Svoy Tour and Travel, Hotelbook service, Miki Travel, etc.
- Issuing visa support letters for guests
- Preparing different reports: Booking.com commission; Visa support / cancellation fee
- Experienced user of hospitality programmes: Hyatt Reserve, Opera, Triton – hotel management software
- Providing professional, efficient and flexible service at all times
- Having thorough understanding and knowledge of all Rooms related service and products, being able to recommend and upsell alternatives

➢ Фестиваль – “Big Dance 2014”, место и дата проведения: Лондон, 5.07.14-13.07.14 г.
- Организация и проведение брифинга для волонтеров фестиваля;
- Подготовка зала и оборудования к открытию фестиваля, менеджмент артистов бэкстейдж;
- Рекрутинг танцоров и помощь в организации флешмоба "Big commonwealth dance 2014". Видео доступно по следующей ссылке: https://www.youtube.com/watch?v=LrRSeNxWgZk

➢ Гастрольный тур в рамках “Big Dance 2014”, - “Big Dance Bus Tour” – июнь-сентябрь 2014 г.
- Ведение базы участников гастрольного тура;
- Организация 12 из 17 концертов тура - подготовка программы, подбор профессиональный хореографических коллективов, oбработка запросов на участие в концерте, сбор информации о выступлении, распределение выступлений по времени, подготовка речи ведущего;
- Artist liaison во время тура.

- As a part of a core culture team, assisted with the preparation of “Big Dance 2014” festival, which took place in London from 5th – 13th July 2014
- Organised and delivered “Big Dance” briefing session for volunteers and “Big Dance” festival launch by Darcey Bussel and Boris Johnson – set up room and equipment, liaised with dancers, managed dancers backstage
- Assisted during “Healthy Schools Conference” launched by Boris Johnson
- Collected data, managed enquiry emails, searched for dance groups for the “Big Dance Bus tour”
- Programmed “Big Dance Bus” outdoor concerts, as well as an indoor concert for the Westfield shopping centre. Programming involved choosing the appropriate professional and local dance groups, collecting performance information, allocating the performance time and writing compere notes
- Worked as an artist liaison during the “Big Dance Bus tour”, which took place within different locations of London from June to September 2014; managed around 30 dance groups at each event
- Recruited dancers and helped to organise the "Big Commonwealth Dance 2014