Помощник руководителя / Делопроизводитель/ Менеджер по продажам

Административная поддержка руководителя.
Решение общих административно-хозяйственных вопросов, касающихся жизнедеятельности офиса и торговых точек компании.
Ведение основного делопроизводства по группе компаний (подготовка приказов, распоряжений, писем, договоров, реестров, описей, регистрация входящей и исходящей корреспонденции).
Контроль оформления документов передаваемых на подпись руководителю.
Работа с корреспонденцией получаемой и отправляемой, через отделения Почта России, ведение реестров отправок. Заключение договоров и контроль оплаты абонентских ящиков и предоставления отчётных документов.
Организация рабочих мест (закупка мебели, оборудования, инвентаря и т. д.). Учёт и контроль закрепления ТМЦ.
Участие в процессе инвентаризации.
Организация корпоративных мероприятий.
Поиск контрагентов, заключение договоров поставки товаров и оказания услуг связанных с обслуживанием офиса и торговых точек.
Ежемесячное формирование общих заявок на канцелярские и хозяйственные товары. Контроль оплаты счетов, отслеживание доставки и предоставления отчётных документов, распределение полученных товаров между офисом и торговыми точками по краю, согласно заявок.
Ведение табелей учёта рабочего времени. Подготовка ежемесячного отчета по учёту рабочего времени сотрудников, согласно системы контроля управления доступом (СКУД).

- Организационно-техническое обеспечение административно-хозяйственной деятельности ООО МТУ «ЮКС».
- Организация, совершенствование и ведение системы документационного обеспечения в Компании (создание ЛНД, ведение делопроизводства по основной деятельности и кадрового учета).
- Эффективное руководство работой персонала (в подчинении 35 человек) административно-хозяйственного отдела, транспортного отдела, службой контроля режима организации, отдела ИТ, охраны труда.
- Формирование и эффективное исполнение расходной части бюджета в рамках административно-хозяйственной деятельности компании, оптимизация и минимизация затрат.
- Обеспечение работы по хозяйственному обслуживанию административных площадей, осуществление контроля за надлежащим состоянием всех помещений административного здания, в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, организация технических работ и контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, системы отопления, вентиляции, кондиционирования и др.).
- Разработка планов и организация текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, помещений, систем водоснабжения, вентиляции и других сооружений), контроль качества ремонтных работ, работа со сметной документацией.
- Организация работы по взаимодействию с контрагентами по вопросам обслуживания здания и территории.
- Организация рабочих мест, проводимых совещаний, конференций, семинаров и корпоративных мероприятий.
- Обеспечение жизнедеятельности офисного здания (заказ канцелярских и хозяйственных товаров, воды, расходных материалов, взаимодействие со службой клининга).
- Осуществление договорной работы в направлении административно-хозяйственной деятельности, в соответствии с требованиями законодательства.
- Осуществление арендной политики, анализ рынка недвижимости, организация процесса сдачи помещений в аренду.
- Обеспечение благоустройства прилегающей территории, праздничное оформление фасада здания.
- Обеспечение компании брендированной сувенирной продукцией (от самостоятельной разработки макетов до получения готовой продукции).
- Планирование, контроль перемещения и рационального использования автомобильного парка и спец. техники компании.
- Контроль учета и списания ГСМ, работа с системой мониторинга движения автотранспорта.
- Работа с первичной бух. документацией (счета, акты, накладные, КС-2, КС-3).
- Организация и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, подбор персонала, организация обучения и повышения квалификации сотрудников.
- Организация и обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью, контроль и минимизация затрат.
- Организация деловых поездок (заказ билетов и бронирование гостиниц).
- Выполнение функционала секретаря (планирование рабочего дня руководителя, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, курьерскими службами, Почтой России, архивация документов).

- Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности макро-регионального филиала Юг (филиалы в Краснодаре, Сочи, Ставрополе, Волгограде, Ростове-на-Дону)

- Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-хозяйственной деятельности филиала.
- Документационное обеспечение филиала, включая кадровое делопроизводство и первичную бух. документацию.
- Организация рабочих мест и поддержание жизнедеятельности офиса (обеспечение канцтоварами, хоз. товарами и т. д.).
- Выполнение поручений и планирование рабочего дня руководителя.
- Организация работы приёмной директора филиала.
- Оформление тендерной документации.
- Организация деловых поездок.
- Подготовка и сдача отчетов в УФСГ Статистики и Ростехнадзор.

- Документационное обеспечение (регистрация, систематизация, распределение и хранение корреспонденции и организационно- распорядительных документов.
- Организация рабочих мест и поддержание жизнедеятельности офисных помещений (обеспечение ТМЦ, канцтоварами, хоз. товарами и т. д.).
- Выполнение поручений и планирование рабочего дня руководителя.
- Организация работы приёмной генерального директора завода.
- Организация деловых поездок.
- Ведение кадрового учета (оформление ТД, ТК, приказов, подготовка и сдача документации в Пенсионный фонд и страховые медицинские организации.

Организация документооборота и кадрового делопроизводства